สถาบันนโยบายสาธารณะ (สนส. ม.อ.)

1.เตรียมการประชุม โดยกำหนดนัดหมายทีมคณะทำงานโดยพ้อมเพรียงกัน เวลา 16.30 น. 2.เริ่มการประชุมโดยผศ.ณชพงศ จันจุฬา ได้ชี้แจงวาระการประชุมกับผู้เข้าร่วมประชุม โดยอธิบายเป้าหมายการจัดประชุม ผู้เข้าร่วมงานหรือกลุ่มเป้าหมาย คือ ตัวแทนของจิตอาสาญาลันนันที่ประสานงานไว้ทั้ง 3 จังหวัด 4 อำเภอของสงขลา 3. นางสาวแสงอรุณ นกแอนหมาน ผู้ช่วยงานด้านการประสานงาน นำเสนอเกี่ยวกับการประสานงานกับกะยะห์ (ผู้ประสานงานกลางระหว่างทีมคณะทำงานกับทีมตัวแทนจิตอาสา) และผลการตอบรับการเข้าร่วมประชุมของทีมจิตอาสาทุกพื้นที่ 4. นางสาวแสงอรุณ นกแอนหมาน ได้เข้าวาระการวางแผนงาน และนำเสนอผู้ช่วยจัดงานเพิ่มเติมในแต่ละฝ่ายงานกับคณะทำงาน 5.ดร.ณรงค์ศักดิ์ รอบคอบ ได้นำเสนอเครื่องมือการเก็บข้อมูลต่อผู้เข้าร่วมประชุมและร่วมตรวจสอบเครื่องมือเพื่อความถูกต้องของเนื้อหาและครอบคลุมประเด็นงาน 6.ดร.จิรัชยา เจียวก๊ก ได้เสนอข้อคิดเห็นเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการจัดประชุม และส่วนเพิ่มเติมในเครื่องมือเก็บข้อมูล 7.สรุปการประชุม

1.เตรียมการประชุม โดยกำหนดนัดหมายทีมคณะทำงานโดยพ้อมเพรียงกัน เวลา 16.30 น. - ผู้เข้าร่วมประชุมมีความพร้อมที่จะประชุมเพื่อวางแผนการการจัดประชุมในครั้งนี้ โดยการนำเสนอได้แบ่งเป็น 2 ส่วน คือส่วนของคณะทำงานในกระบวนการเก็บข้อมูลจากการประชุม และส่วนการจัดประชุมจากผู้ช่วยงาน 2.เริ่มการประชุมโดยผศ.ณชพงศ จันจุฬา ได้ชี้แจงวาระการประชุมกับผู้เข้าร่วมประชุม โดยอธิบายเป้าหมายการจัดประชุม ผู้เข้าร่วมงานหรือกลุ่มเป้าหมาย คือ ตัวแทนของจิตอาสาญาลันนันที่ประสานงานไว้ทั้ง 3 จังหวัด 4 อำเภอของสงขลา -ผศ.ณชพงศ : การประชุมในวันนี้จะมีด้วย 2 วาระ คือ วาระของคณะทีมงานเก็บข้อมูล และวากาจัดเตรียมงานประชุม เริ่มแกคือเรื่องของเครื่องมือเก็บข้อมูล ซึ่งดร.ณรงค์ศักดิ์ ได้มีการออกแบบและกำหนดข้อคำถามมาแล้ว ซึ่งจะให้ให้ดร.ณรงค์ศักดิ์ได้นำเสนอต่อไป และส่วนที่สองจะให้น.ส.แสงอรุณ ได้นำเสนอการจัดเตรียมงานในวันที่ 30 สิงหาคม เพื่อที่คณะทำงานจะได้ดูความสอดคล้องของกระบวนการทั้ง 2 ส่วน ทั้งนี้จะให้อธิบายส่วนงานที่ออกแบบไว้คือ การประชุมนี้จะแบ่งออกเป็น 2 ส่วน คือส่วนการประชุมกลุ่มใหญ่และแยกออกเป็นกลุ่มย่อยจำนวน 2 กลุ่ม โดยในกลุ่มใหญ่นี้ ผมจะเป็นผู้นำกระบวนการเก็บข้อมูลร่วมกับ ดร.ทั้งสองท่าน ซึ่งใช้เครื่องมือแบบสอบถามที่คณะทีมงานออกแบบไว้แจกจ่ายกับผู้เข้าร่วมและเก็บข้อมูลพร้อมๆกัน โดยที่คณะทั้งสามคนจะช่วยกันอธิบายในแต่ละข้อคำถามให้กับผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจมากที่สุด และตอบคำถามได้ตรองที่สุด ส่วนที่สองคือ ส่วนของกลุ่มย่อย 2 กลุ่ม ที่นำโดยผมและดร.จิรัชยา และมอบหมายให้ดร.ณรงค์ศักดิ์ เป็นผู้สังเกตการณ์ประชุม โดยกระบวนการทั้งหมดจะให้ทีมผู้ช่วยอธิบายรายละเอียดแผนงานการประชุมต่อไป 3. นางสาวแสงอรุณ นกแอนหมาน ผู้ช่วยงานด้านการประสานงาน นำเสนอเกี่ยวกับการประสานงานกับกะยะห์ (ผู้ประสานงานกลางระหว่างทีมคณะทำงานกับทีมตัวแทนจิตอาสา) และผลการตอบรับการเข้าร่วมประชุมของทีมจิตอาสาทุกพื้นที่ - ส่วนวาระการดำเนินการประสานงานเพื่อตอบรับการเข้าประชุมครั้งนี้ ผู้ประสานงานกลาง (กะยะห์) ได้ยืนยันว่าทุกพื้นที่จะมาร่วมประชุมโดยได้ทำการส่งรายชื่อมาแล้ว เป็นพื้นที่ละ 3 คน เพิ่มมา 1 คนจากที่คณะทำงานได้กำหนดไว้ มีบางพื้นที่ เช่นในส่วนของ บางอำเภอของสงขลาที่ต้องให้ทางคณะทำงานติดต่อ โดยได้ประสานงานแล้ว แต่ขณะนี้ยังรอการยืนยัน เนื่องจากรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมยังอยู่ในการเสนอจากพื้นที่ แต่จะเข้าร่วมประชุมเพื่อให้ข้อมูลอย่างแน่นอน ส่วนจำนวนผู้เข้าร่วมนั้นมีทั้งสิ้น 35 คนจากทุกพื้นที่
4. นางสาวแสงอรุณ นกแอนหมาน ได้เข้าวาระการวางแผนงาน และนำเสนอผู้ช่วยจัดงานเพิ่มเติมในแต่ละฝ่ายงานกับคณะทำงาน - ในแผนงานการจัดประชุมนั้น เราจากระยะเวลาจำนวนครึ่งวัน เริ่มตั้งแต่ 09.00-12.30 น. นั้น ทางคณะทีมงานได้ออกกำหนดการจัดประชุมไว้เป็นเอกสารชี้แจงเวลาแก่ผู้ประชุมแล้ว - คณะทีมงานที่จะ่วมดำเนินกาจัดประชุมมีด้วยกัน 5 คน แบ่งบทบาทการทำงานดังนี้ 4.1 น.ส.แสงอรุณ นกแอนหมาน เป็นผู้บริหารจัดการประชุม/บันทึกปะเด็นหลักกลุ่มย่อยของผศ.ณชพงศ 4.2 น.ส.รัฐติกาล มะประสิทธิ์ เป็นผู้ช่วยจดบันทึกรายละเอียดย่อยของกลุ่มผศ.ณชพงศ 4.3 นายธีรวัฒน์ เกตวิสิทธิ์ เป็นผู้บันทึกการประชุมทั้งในส่วนของเสียงและภาพนิ่ง 4.4นายอัสซูวรรณ เปาะหะ เป็นผู้บันทึกรายละเอียดกลุ่มย่อยของกลุ่ม ดร.จิรัชยา 4.5 น.ส.มูซีร่า หลีอาดั้ม เป็นผู้บันทึกประเด็นหลักกลุ่มย่อยของดร.จิรัชยา 5.ดร.ณรงค์ศักดิ์ รอบคอบ ได้นำเสนอเครื่องมือการเก็บข้อมูลต่อผู้เข้าร่วมประชุมและร่วมตรวจสอบเครื่องมือเพื่อความถูกต้องของเนื้อหาและครอบคลุมประเด็นงาน - สำหรับเครื่องมือที่ใช้เก็บในครั้งนี้จะมีด้วยกัน 2 ส่วน คือส่วนที่เป็นแบบสอบถาม Checklist ซึ่งใช้ในห้องประชุมกลุ่มใหญ่ ตอนนี้เครื่องมือเรียบร้อยแล้ว แต่เมื่อได้ทำการทดลอง ผมว่าจะเพิ่มในส่วนของข้อมูลทั่วไปให้มีความหลากหลายกว่านี้ เช่นในส่วนของระยะเวลากาเป็นจิตอาสา และส่วนของภูมิลำเนา ส่วนที่ 2 นี้คงจะดูคำผิดที่ยังคงมีตกหล่นไป และส่วนของการสนทนากลุ่มในประเด็นย่อย เตรียมตั้งไว้ 5 คำถามอย่างกว้าง เพื่อที่จะให้ได้รายเอียดใหญ่และผู้สอบถามแต่ละห้องค่อยเพิ่มเติมตามประเด็นที่ผู้ตอบคำถามบอกไว้
6.ดร.จิรัชยา เจียวก๊ก ได้เสนอข้อคิดเห็นเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการจัดประชุม และส่วนเพิ่มเติมในเครื่องมือเก็บข้อมูล -เพิ่มเติมในส่วนกระบวนการจัดประชุม เสนอให้มีเครื่องบันทึกเสียงเพิ่มเติมในแต่ละห้องพร้อมการจดบันทึกควรวางตารางไว้ตามประเด็นในแบบสอบถามเพื่อง่ายต่อการบันทึกข้อมูล และรวดเร็วในการทำงานของผู้บันทึก และต้องเตรียมไว้ทั้งในไฟล์คอมพิวเตอร์และกระดาษฟริบชาร์ต หรืออาจออกแบบการบันทึกที่ผู้บันทึกถนัด ทั้งนี้การบันทึกต้องมีสมาธิให้มากที่สุด 7.สรุปการประชุม - จากการประชุมครั้งนี้สรุปได้ว่า คณะทำงานเพื่อเก็บข้อมูลการประเมินกับส่วนงานผู้รับจัดประชุมมีการร่วมวางแผนกัน ช่วยให้การดำเนินการมีความสอดคล้องกัน โดยผู้จัดประชุมมีแนวทางในการในการดำเนินการให้เกิดผลลัพธ์ที่ดี โดยอาจปรับเปลี่ยนและโยกย้ายเวลาบางส่วนให้กระชับกับกระบวนการทำงานของคณะวิทยากร คณะทำงานรับทราบถึงข้อจำกัดและปัญหาของผู้เข้าร่วมงานบางส่วน และเกิดการทบทวนเครื่องมือการเก็บข้อมูลก่อนนำไปใช้จริง 

คณะทำงาน จำนวน 3 ท่าน ผู้ช่วยงาน จำนวน 2 ท่าน -ผู้เข้าร่วมประชุม 1 ท่าน -ผู้บันทึกกาประชุม 1 ท่าน

ปัญหาจากการประสานงาน
1.เนื่องจากในการประสานบางพื้นที่ที่ผู้ประสานงานกลางไม่สามารถติดต่อประสานข้อมูลได้นั้น และคณะทีมงานผู้ช่วยต้องประสานงานเอง อาจเกิดความล่าช้า เนื่องจากความไม่คุ้นชินในหมายเลขติดต่อและไม่กล้าที่จะตอบรับการเข้าร่วมประชุม ระหว่างการปะสานงานที่ติดต่อไม่ได้ในขณะหนึ่งก่อให้เกิดความล่าช้าของการดำเนินการและเป็นผลกับการเข้าร่วมประชุม 2. ผู้เข้าร่วมประชุมที่เกินมาจากข้อกำหนดของคณะทำงาน ส่งผลต่อกาบริหารจัดการในส่วนของงบประมาณและอาหารที่จัดเตรียมไว้ได้ **** แนวทางการแก้ไขปัญหา 1. ควรมีการติดต่อที่มากกว่าการใช้หมายเลขโทรศัพท์ที่ไม่คุ้นชินกับผู้เข้าร่วม เช่น การส่งจดหมายเข้าร่วมประชุมล่วงหน้า หือการส่งข้อความทางโทรศัพท์ภายหลังจากการติดต่อที่ไม่เป็นผล 2. ควรที่จะเน้นย้ำผู้ประสานงานกลางถึงจำนวนที่ต้องการอย่างชัดเจน

-

-